Kim jestem?

Kilka słów o mnie

Jestem Kasia i zajmuję się wirtualnym wsparciem przedsiębiorców.

Kim jestem?

Z wykształcenia jestem italianistką – skończyłam filologię włoską na Uniwersytecie Jagiellońskim. To tam nauczyłam się pracy ze słowem, które jest podstawowym narzędziem każdej wirtualnej asystentki. Podczas studiów pełniłam również funkcję Przewodniczącej Koła Italianistów, dzięki czemu miałam okazję spróbować swoich sił w zarządzaniu grupą ludzi, zarządzaniu projektami czy też organizacją różnych wydarzeń. Takie przygotowanie jest solidną podstawą do realizacji zadań powierzanych mi przez zleceniodawców.

Nie bez znaczenia jest także doświadczenie zdobyte podczas pracy na stanowisku obsługi klienta. Zrozumiałam wtedy, że warto zadbać o indywidualne podejście do każdej osoby zainteresowanej usługą, bo każdy ma inne potrzeby i że kluczowym elementem współpracy jest dobra i efektywna komunikacja.

Oraz to, że w budowaniu relacji z klientem, nawet tej zdalnej, podstawą jest uśmiech! 🙂 

Jaka jestem?

Jestem osobą otwartą, energiczną, zorganizowaną i sumienną. Pomaganie innym i obserwowanie ich rozwoju jest moim motorem napędowym.

Dość trafnie określają mnie moje Top 5 Talentów według testu Gallupa, czyli:

1. Zgodność – szukam wspólnego języka i dążę do porozumienia;

2. Empatia – potrafię wyczuć potrzeby i emocje drugiej osoby;

3. Bezstronność – wierzę, że jasno określone zasady ułatwiają współpracę;

4. Dyscyplina – dbam o dobrą organizację, porządek i precyzję w pracy, co przekłada się na większą efektywność;

5. Rozwijanie innych – lubię pomagać innym i potrafię dostrzec obszary, dzięki którym można osiągnąć jeszcze lepsze rezultaty.

Co lubię robić?

Czas wolny lubię spędzać aktywnie – najczęściej spaceruję albo ćwiczę w domu – to zapewnia mi dobry reset umysłu po pracy. Podczas urlopu również stawiam na aktywność, a szczególnie taką w plenerze, gdzie mogę obcować sam na sam z naturą, np. wędrówki górskie, pływanie w jeziorze czy żeglarstwo. 

Innym ważnym elementem, o który dbam na co dzień, jest nauka. Lubię dowiadywać się nowych rzeczy, poznawać nowe metody i funkcje, ale również interesuje mnie sposób funkcjonowania różnych zjawisk. Szczególną sferą, o której lubię pogłębiać swoją wiedzę, jest psychologia i funkcjonowanie człowieka w społeczeństwie. Aspekt ciągłego rozwoju jest również bardzo ważny w pracy Wirtualnej Asystentki. W tak dynamicznie zmieniającym się środowisku, jakim jest świat online, należy nieustannie trzymać rękę na pulsie i poznawać nowe rozwiązania, metody czy narzędzia wspomagające pracę.

Jak rozpocząć współpracę z Wirtualną Asystentką?

Plan 6xP, czyli 6 kroków do zatrudnienia Wirtualnej Asystentki
01.

Podejmij decyzję

Najważniejszym, pierwszym krokiem jest decyzja o tym, że potrzebujesz wsparcia i jesteś gotowy delegować pewne zadania komuś innemu.

02.

Przedstaw ofertę

Zastanów się, jakie są Twoje oczekiwania: jakiego rodzaju zadania chcesz zlecać, jaki jest najważniejszy cel, który chcesz osiągnąć, dzięki wsparciu WA, czy szukasz jakichś konkretnych cech, na jakich warunkach będziecie współpracować? Następnie opublikuj gotową ofertę pracy.

03.

poznaj kandydatów

Na podstawie określonych wcześniej oczekiwań przyjrzyj się kandydatom i wytypuj te osoby, które według Ciebie będą najlepiej odpowiadały Twoim wymaganiom.

04.

Porozmawiaj

Przeprowadź rozmowy (telefoniczne albo nawet lepiej wideorozmowy), podczas których Ty opiszesz swoje warunki, zadasz pytania i, co najważniejsze, poznasz osoby zainteresowane współpracą. Dzięki bezpośredniej rozmowie będzie Ci prościej poznać kandydata i wyczuć, czy się ze sobą dogadacie.

05.

poinformuj o wyborze

Podejmij decyzję i poinformuj o niej wybraną osobę (i ewentualnie pozostałe osoby biorące udział w rekrutacji). To jest też czas na doprecyzowanie warunków współpracy (w tym wysokość i forma rozliczeń), aby nie było wątpliwości czy niedomówień.

06.

podpisz umowę

Warto podpisać umowę o współpracy, jasno określającą zakres zobowiązań i zabezpieczającą obie strony przed ewentualnymi problemami. Wirtualna Asystentka może również podpisać umowę o zachowaniu poufności (NDA). Gdy dopełnicie wszystkich formalności, możesz odetchnąć z ulgą – nareszcie masz już wsparcie, którego potrzebowałeś.

FAQ

Poniżej znajdziesz najczęściej zadawane pytania na temat współpracy z Wirtualną Asystentką (WA).

Ogólnie ścieżka jest taka, jak w przypadku wielu innych rekrutacji: zazwyczaj trzeba zamieścić ogłoszenie, przejrzeć zgłoszenia i wybrać odpowiednią osobę. Więcej pisałam o tym tutaj.

Z każdym klientem podpisuję umowę o współpracy na zasadzie B2B, umowę o przetwarzaniu danych osobowych (RODO) oraz umowę o zachowaniu poufności (NDA).

Czas trwania współpracy zależy od indywidualnych ustaleń, zazwyczaj jest to umowny okres 1 roku.

Umowę w każdej chwili możesz wypowiedzieć poprzez przesłanie odpowiedniego zaświadczenia do mnie. Okres wypowiedzenia możemy ustalić przy podpisywaniu umowy o rozpoczęciu współpracy, choć zazwyczaj jest to czas do 7 dni.

Oczywiście. Pakiety można dowolnie modyfikować w czasie trwania współpracy. Wystarczy, że poinformujesz mnie o potrzebnej zmianie.

Wystawiam fakturę VAT płatną z góry, z okresem płatności do 7 dni.

Godziny przechodzą do wykorzystania razem z kolejnym pakietem. W przypadku dużych różnic pomiędzy planowanym a realnym wykorzystaniem godzin z pakietu możemy przed rozpoczęciem kolejnego okresu zmienić pakiet na bardziej dostosowany do Twoich potrzeb.

Informuję Klienta z wyprzedzeniem, że kończy się wykupiony pakiet, ale zazwyczaj kontynuuję pracę nad zleconym zadaniem. W zależności od sytuacji albo naliczam pojedyncze nadgodziny aż do rozpoczęcia kolejnego pakietu, albo sugeruję wykupienie innego pakietu.

Czas pracy rejestruję za pomocą aplikacji Toggl, gdzie każde zadanie jest opisane i mierzone osobno. Każdemu klientowi udostępniam osobny plik excela, gdzie na bieżąco wpisuję aktualizację wykonywanych zadań i dodatkowo umawiamy się indywidualnie, co ile mam wysyłać dokładniejsze raporty z bieżącej pracy (tydzień, 2 tygodnie, miesiąc).

Każdemu klientowi udostępniam dokument Google Sheets, gdzie zapisuję bieżący stan realizacji powierzonych zadań. Dodatkowo co pewien czas (określony z góry – tydzień, 2 tygodnie, miesiąc) wysyłam dokładniejszy raport z opisem wykonanej pracy.

Ilość klientów zależy od ilości wykupionych godzin. Zazwyczaj równolegle mam kilku klientów, ale teoretycznie może się zdarzyć, że jeden klient będzie chciał zlecić mi więcej zadań i wypełni cały mój grafik.

Na pisemne wiadomości staram się odpowiadać na bieżąco w ciągu dnia (7-21). Na rozmowy telefoniczne bądź wideorozmowy staram się umawiać z wyprzedzeniem, żebym mogła Ci poświęcić 100% uwagi. Takie spotkania umawiam między 9 a 18. Oczywiście w sprawach PILNYCH klient, z którym współpracuję, może się kontaktować od razu, kiedy zajdzie taka potrzeba.

Możliwe kanały komunikacji:

  • e-mail,
  • Slack,
  • Asana/Trello (w zależności, której z aplikacji używamy do planowania pracy),
  • WhatsApp,
  • Zoom,
  • Skype,
  • Telefon (rozmowa bądź SMS).

Z każdym klientem ustalam indywidualnie najdogodniejszy sposób komunikacji.

Poprzez wybrany sposób komunikacji (patrz pytanie powyżej). Możesz samodzielnie wpisywać zadania do wybranego programu (Asana/ Trello), ale też możemy ustalić listę zadań na innym kanale, a ja uporządkuję wszystko w wybranej aplikacji. Tam też można zobaczyć, które zadania zostały wykonane, a które czekają w kolejce.

W pracy korzystałam już z następujących programów:
• Asana
• Trello
• Toggl
• Slack
• Zoom
• Skype
• Vimeo
• Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• Google dokumenty, arkusze, prezentacje, formularze
• Dysk Google
• Kalendarz Google
• Dropbox
• WeTransfer
• Prezi
• Canva
• Audacity
• WordPress

+ social media: Facebook, Instagram, Linkedin

Niemniej jednak szybko się uczę i chętnie poznam obsługę nowych programów 🙂