W ostatnim wpisie poruszyłam temat postanowień noworocznych w kontekście efektywnego wyznaczania celów. Dziś zajmiemy się tematem: jak planować cele, które wyznaczyliśmy (np. w ramach noworocznych postanowień).
Antoine de Saint Exupery: „Cel bez planu jest tylko… życzeniem.”
Zgadzasz się z tym zdaniem? Ja bardzo. Nieraz zdarzało mi się wypisywać świetne cele, zgodne ze mną, cele SMART, no wszystko było pięknie… a potem wjeżdżało życie i cel nadal miał się świetnie, ale pozostał na papierze…
Co poszło nie tak? Moja droga do celu kończyła się … jeszcze przed startem. Co z tego, że wiem, dokąd zmierzam, jeśli nie wykonam pierwszego kroku (a potem kolejnego i kolejnego)? Brakowało rozpisania zadań, kolejnych kroków, które przybliżą mnie do wymarzonego celu.
Dlaczego proces PLANOWANIA jest taki ważny? Bo im więcej czasu poświęcisz na rzetelne zaplanowanie pracy, tym mniejsza szansa na niepowodzenie na kolejnych etapach drogi.
W takim razie jak planować cele, aby zacząć działać?
ETAP 1 – Zrób burzę mózgów
Bierzesz długopis i kartkę albo nawet lepiej karteczki – świetnie się sprawdzą karteczki typu post it lub karteczki elektrostatyczne od Pani Swojego Czasu (jak nie znasz, to koniecznie spróbuj, dla mnie to jest HIT!).
Siadasz i piszesz. Zapisujesz wszystko, co Ci przyjdzie do głowy, w związku z realizacją Twojego celu. Wypisz:
- kolejne etapy, kroki, zadania…
- kwestie wymagające zdobycia wiedzy, których musisz nauczyć się, poszukać, aby móc zrealizować swój cel.
- potencjalne przeszkody (i jeżeli masz już pomysł jak im zaradzić, zapisuj)!
- osoby, które pomogą Ci w realizacji tego celu (do tego jeszcze wrócimy).
ETAP II – Uporządkuj zadania
· CHECKLISTY
Jak planować cele z checklistą?
Checklisty świetnie się sprawdzą w przypadku zadań powtarzalnych np. aby osiągnąć cel codziennie/co tydzień/dwa razy w tygodniu/… wykonujesz zestawy tych samych kroków. Jeżeli np. chcesz prowadzić zdrow(sz)y tryb życia, możesz codziennie odhaczać sobie zadania takie jak: aktywność fizyczna, zdrowe śniadanie, zdrowa przekąska, zero słodyczy…
Jeżeli chcesz zadbać o relacje w rodzinie, możesz zapisać sobie punkty do odhaczenia w tygodniu: zadzwonić do Mamy, spędzić 1h czasu sam na sam z dzieckiem, wyjść na randkę z partnerem, odwiedzić Rodzinę.
Szczególnie dobrze działa to na osoby, które motywuje odznaczanie wykonanych zadań.
Ja na przykład uwielbiam wszelkie listy i checklisty! <3
· HABIT TRACKER
Jak planować cele z habit trackerem?
Habit tracker (lub tzw. śledzik) jest wygodnym narzędziem, za pomocą którego możemy monitorować nasze postępy. Bardzo dobrze się sprawdzi, w przypadku celu, którym jest budowanie nawyku (np. ćwiczenia 3 razy w tygodniu, codzienne jedzenie śniadania, picie wody, regularna aktywność na mediach społecznościowych, itd.).
Jak widzisz, jest to przejrzysty sposób na zaznaczanie powtarzalnych zadań. Odznaczamy kolejne dni z wykonanym zadaniem.
· PLANOWANIE 12 TYGODNIOWE
W ostatnim czasie zrobiło się popularne planowanie 12 tygodniowe. Jest to bardzo konkretny format działania. Daje na samym starcie szczegółowe informacje o tym, co będziemy robić przez następne kilka tygodni. Taki schemat sprzyja osiągnieciu konkretnych rezultatów. 💪🏻
Jak planować cele według planowania 12 tygodniowego?
Należy uwzględnić wszystko to, co już wiemy, że się wydarzy przez kolejne 12 tygodni (urodziny, święta, wyjazdy czy inne z góry zaplanowane wydarzenia). Wpisać do poszczególnych tygodni – jest to informacja dla nas o tym, ile będziemy mieli czasu na realizację naszego celu w danym tygodniu.
Dalej, według tego planu rozpisujemy zadania tak, żeby nam zajęły około 2-3 godziny tygodniowo (taki tryb najlepiej sprzyja osiąganiu zamierzonego celu). Czyli w tygodniu nr 1 wypisujemy sobie: zrobię a, b, c. W tygodniu nr 2: zrobię a, d, e. Itd…
Jest też nieco ograniczające i trudne do wykonania, gdy mamy zmienne środowisko (jeśli mamy w domu małe dzieci albo np. gdy charakter naszej pracy implikuje nieprzewidywalny harmonogram dzienny). Jeśli nie mamy możliwości z dużą dozą prawdopodobieństwa zaplanować, jak będą wyglądały kolejne tygodnie naszego życia, lepiej rozejrzeć się za inną metodą planowania.
· Metoda MoSCoW
Akronim MoSCoW określa cztery kategorie zadań, na które dzielimy nasze zadania na drodze do celu.
- Must (co MUSI być zrealizowane)
- Should (co POWINNO być zrealizowane)
- Could (co MOŻE być zrealizowane)
- Won’t (co NIE BĘDZIE zrealizowane)
Jak planować cele według metody MoSCoW?
Bierzemy kartkę lub karteczki z wypisanymi podczas burzy mózgów zadaniami i dzielimy je na 4 grupy. Wydaje się trywialnie proste… a jednak, gdy przychodzi do planowania, wcale nie łatwo podzielić zadania według tych kategorii. Co ważne, nie wszystkie zadania możemy wpisać do kategorii „Must”, chociaż możemy na początku mieć takie wrażenie, że musimy zrobić te wszystkie zadania. Zadania w pierwszej grupie nie powinno obejmować więcej niż 60% nakładu pracy na naszym celem. Mało tego, w kategoriach „Must” i „Should” łącznie zadania nie powinny obejmować więcej niż 80% nakładu pracy. W „Could” wypisujemy zadania, które chcielibyśmy zrealizować, jeśli wystarczy czasu / funduszy.
Załóżmy więc, że mamy przypisane zadania do kategorii. Co dalej?
W pierwszej kolejności zabieramy się za zadania z pierwszej kategorii, następnie w drugiej, trzeciej, a ostatniej NIE WYKONUJEMY. W kategorii WON’T można uwzględnić pułapki, błędy, których chcemy się ustrzec w dążeniu do celu (np. jeżeli chcemy schudnąć, można w tej kategorii zapisać podjadanie między posiłkami lub jedzenie słodyczy).
Ten sposób ma jedną zasadniczą zaletę – uczymy się dzielić nasze zadania pod kątem priorytetów. Taka umiejętność bardzo poprawia naszą organizację czasu, nie tylko w ramach realizacji większych projektów, ale również wykonywania codziennych obowiązków.
· ODWROTNA INŻYNIERIA
Metoda różnie określana w różnych źródłach, jednak podejście samo w sobie jest bardzo ciekawe i… proste. Wodwrotnej inżynierii zaczynamy… od końca.
Jak planować cele według odwrotnej inżynierii?
<grafika koła zębate>
Jeżeli chcemy realizować nasz cel przez cały rok, zaczynamy od określenia efektu: co się stanie za rok? Następnie zadajemy sobie pytanie: „Jeżeli za rok chcę to osiągnąć, to co powinno być gotowe za pół roku?”. I potem dalej: „Jeżeli za pół roku to ma być gotowe, co musi być gotowe za 3 miesiące”, potem za miesiąc, za dwa tygodnie, za tydzień.
I mamy zarys takich kamieni milowych dla projektu. To jednak wymaga przynajmniej podstawowej znajomości projektu, którego się podejmujemy: musimy chociaż mniej więcej wiedzieć, co powinno się wydarzyć, aby coś innego było gotowe. Musimy mniej więcej znać przebieg procesu.
Przykładowy cel: chcę stworzyć kurs online na temat xyz.
- Co powinno być gotowe za rok? Gotowy kurs online.
- Co zatem musi się zdarzyć za pół roku? Muszę mieć gotową ścieżkę kursu, rozpisane moduły, lekcje, tak aby móc zacząć tworzyć docelowe treści kursu.
- Co w takim razie musi się zdarzyć za 3 miesiące? Muszę przygotować zarys tej ścieżki – co będzie po sobie następowało, w jaki sposób będę przedstawiać treści.
- Co więc muszę mieć za miesiąc? Muszę wiedzieć, jak technicznie stworzyć kurs online, jaką platformę wybiorę, muszę wiedzieć jak ją obsługiwać (lub kto zrobi to za mnie!).
- Co w takim razie musi być gotowe za 2 tygodnie? Muszę dowiedzieć się, jakie są platformy kursowe, mogę poszukać osób, które mają już działające kursy online i dowiedzieć się, jak się zabrać za stworzenie takiego kursu.
- Co zatem będzie gotowe za tydzień? Znajdę materiały edukacyjne na temat tworzenia kursów online i zapoznam się z nimi.
Mam nadzieję, że koncepcja jest w miarę jasna. Jeżeli nie, pytaj w komentarzach, chętnie odpowiem 🙂
POBIERZ PREZENT
Mam coś dla Ciebie – planer postanowień i celów. Świetnie sprawdzi się zarówno do postanowień noworocznych, ale też po prostu do celów krótko- i długoterminowych. Przeprowadzę Cię przez kolejne etapy opisywania celu, rozpisywania projektów na etapy i poszczególne zadania. Wystarczy, że uzupełnisz poniższy formularz, a otrzymasz 20 stron planera zupełnie za darmo!
ETAP III – Stwórz harmonogram
Gdy mamy wyznaczone i uporządkowane zadania w taki lub inny sposób, należy je umieścić w naszym kalendarzu, grafiku, harmonogramie działania (lub w programie do zarządzania projektami typu Asana lub Trello).
Pamiętaj! Samo uporządkowanie zadań nie spowoduje, że magicznie znajdziemy czas na ich realizację. Jeżeli nie wpiszemy konkretnych zadań do kalendarza, nie wyznaczymy im realnego terminu realizacji, znowu odłożymy je na wieczne nigdy i nie osiągniemy zamierzonego efektu.
ETAP IV – działaj!
W zasadzie wszystko jest gotowe, aby nareszcie zacząć działać.
Zostawiam Ci jeszcze podsumowanie kilka ważnych wskazówek, które pomogą Ci przejść od teorii do praktyki w realizacji celów:
📌 Każde zadanie powinno mieć swój termin realizacji (deadline)!
📌 Rozłóż swój cel / projekt na jak najmniejsze kroki (najlepiej żeby ich czas trwania zawierał się między 15 a 60 min)
📌 Poszukaj wsparcia, osób, które pomogą Ci w działaniu. Mogą to być osoby, które odciążą Cię z Twoich codziennych obowiązków, gdy Ty zajmiesz się swoim celem. Możesz poszukać osób, które będą monitorować Twoje postępy, w razie potrzeby dadzą motywacyjnego kopniaka lub pokierują, co możesz z danym problemem zrobić. Mogą to być osoby mierzące się z podobnym wyzwaniem co Ty. Mogą to również być po prostu osoby, które po intensywnym dniu pracy przytulą i powiedzą dobre słowo. W końcu każdy czasem potrzebuje chwili relaksu i ciepła.
📌 Przygotuj sobie backup plan. Takie trochę czarnowidztwo, ale bardzo pomaga przygotować się do ewentualnych trudności. Możesz wpisać sobie zdania na zasadzie: Jeśli zdarzy się abc, to ja wtedy xyz. Np. jeżeli mi nie wyjdzie to co zrobię, jeżeli nie dotrzymam terminu to co się stanie, jeżeli nie będę mieć siły to przynajmniej zrobię…
📌 I na koniec ważne przypomnienie: MOŻESZ ODPUŚCIĆ. Pamiętaj, nie musisz za wszelką cenę realizować wybranego przez siebie celu. Możesz z niego zrezygnować, możesz zrobić sobie przerwę. Przypomnij sobie, po co to robisz i jeżeli Twoje działania nie przybliżają Cię do tej wizji albo ta wizja już Cię nie interesuje – odpuść.
To już wszystko. Dziękuję Ci za przeczytanie tego wpisu. Mam nadzieję, że dzięki tym wskazówkom skuteczniej zaplanujesz i zrealizujesz swoje marzenia i cele.
Trzymam za Ciebie kciuki!
Kasia