Masz problem z realizacją wyznaczonych zadań, a Twoja lista zadań „to do” wydaje się nie mieć końca? Nie wiesz, jak się za nią zabrać, żeby wreszcie przestała się rozrastać? Ten wpis jest WŁAŚNIE DLA CIEBIE! Zobacz, jak mogą Ci pomóc priorytety w codziennym życiu!
Po co mi priorytety?
Dobiega końca pierwsza połowa 2022 roku (lub 2 kwartał, w zależności od tego, jak wolisz na to patrzeć), więc czas na PODSUMOWANIE i WYCIĄGNIĘCIE WNIOSKÓW. Na temat podsumowań i jaki mają wpływ na realizację naszych celów, pisałam tutaj: PODSUMOWANIE PROJEKTU. Koniecznie zaplanuj sobie takie podsumowanie i analizę dotychczasowych projektów na koniec czerwca!
Po przeanalizowaniu swoich działań (specjalnie nie używam słowa „osiągnięć”, bo nie tylko to powinno nas interesować), może wyjść na światło dzienne wiele zjawisk, automatycznych zachowań, reakcji, o których nie masz pojęcia, a które utrudniają Ci realizację swoich celów.
Jednym z takich wniosków, może być to, że Twoja lista zadań wydaje się nie mieć końca, Ty cały czas zasuwasz jak mrówka, a mimo to nie przybliżasz się do osiągnięcia swoich założonych celów… Dlatego właśnie chciałabym Ci przybliżyć temat priorytetów i jak pomagają one w popychaniu naszych projektów do przodu, dzień po dniu.
Priorytety – brzmi poważnie?
Priorytety kojarzą nam się najczęściej z zasadami, które wyznaczają kierunek naszych działań w życiu. Często łączymy je z wartościami życiowymi, nadając im wielką wagę (i jednocześnie wielką moc), dlatego rozmowa o priorytetach z założenia wydaje się jakaś taka patetyczna, wzniosła itd. Tylko… po co? 😕
[Definicja SJP]
Priorytet – „bardzo ważna sprawa, którą należy załatwić w pierwszej kolejności”
Oczywiście możemy porozmawiać o priorytetach w życiu, o tym, czym się kierujemy podejmując takie a nie inne decyzje, ale dziś chciałabym CI pokazać właśnie tę drugą odsłonę (nie)sławnych priorytetów. Spójrz jeszcze raz na wyżej przytoczoną definicję. Bardzo ważna sprawa, którą należy załatwić w pierwszej kolejności. I masz ją z głowy. Możesz działać dalej. Już jesteś krok bliżej swojego celu.
Czyli, żeby znać swoje priorytety, tak naprawdę musimy wiedzieć, dokąd zmierzamy, znać swój cel (o wyznaczaniu celów więcej tutaj: WYZNACZANIE CELÓW).
Gdy już wiesz, w jakim kierunku zmierzasz i co chcesz osiągnąć, a także wiesz, jakie zadania krok po kroku przybliżą Cię do tego celu, możemy przejść dalej. Ze swojej listy zadań w pierwszej kolejności staraj się wybierać te, które przybliżają Cię do osiągnięcia Twojego celu.
Matryca Eisenhowera
Jestem przekonana, że spotkałaś się już z matrycą Eisenhowera.
Od razu zaznaczam, że nie sugeruję, żeby robić codziennie taką tabelkę i się zastanawiać, które zadanie gdzie umieścić. Chodzi o rozróżnienie pomiędzy „ważne” i „pilne”. Ważne zadania przybliżają Cię do Twojego celu, do Twojej wizji, natomiast te „pilne” mają bliski termin realizacji.
Uwaga ⚠️ WAŻNE TO NIE TO SAMO CO PILNE!
Sugerowana kolejność wykonywania zadań byłaby zatem taka:
- ważne i pilne
- ważne i niepilne (!)
- nieważne i pilne
- nieważne i niepilne
Dlaczego „ważne i niepilne” jest wyżej niż „nieważne i pilne”? Ponieważ to, że coś ma określony termin realizacji, nie musi oznaczać, że musi to być dla Ciebie ważne. Powiedzmy, że ktoś prosi Cię o przysługę „na już”, (pilne, ale nieważne), a Ty masz w tym czasie zaplanowaną pracę np. nad nowym produktem (ważne i niepilne). To drugie zadanie przybliży Cię do celu, który sobie wyznaczyłaś i który chcesz osiągnąć. Przysługa natomiast jest pilna, ale nijak nie przyczyni się do realizacji Twoich założeń.
Oczywiście to jest tylko przykład, nie mówię, że nie powinniśmy w takim razie nigdy i nikomu żadnych przysług robić, ok ? 😉 Mam nadzieję jednak, że przykład zobrazował Ci różnicę i wyjaśnił, dlaczego taka byłaby sugerowana kolejność wykonywania zadań.
I teraz wracam do meritum. Nie chodzi o to, żebyś robiła taką tabelkę codziennie. Chodzi o to, że patrząc na swoją listę zadań, zadaj sobie 2 pytania: „Czy to jest ważne? Czy to jest pilne?”.
Priorytety w praktyce, czyli moje case study
Praca zdalna jako wirtualna asystentka i jednoczesne bycie mama dwóch małych dzieci pokazało mi, że bez priorytetów ciężko pchać prace do przodu. Nieraz bywało tak, że lista zadań pękała w szwach, a ja siadając do komputera nie wiedziałam w co ręce włożyć, od czego zacząć. Kończyło się to tak, że w ciągu dnia robiłam jakieś tam rzeczy, potem się okazywało, że „NA JUŻ” trzeba zrobić co innego, więc czasem rzucałam wszystko i zabierałam się za te pilne zadania, a czasem siedziałam po nocach, żeby tylko dogonić deadline.
Nie mówiąc już o tym, że nie miałam czasu na realizację zadań w ramach prowadzenia mojej własnej firmy, bo cały czas patrzyłam tylko na biznesy moich Klientów.
Jak w takim razie sobie z tym poradziłam? Bardzo łatwo. Wróciłam do notatek z kursów w tematyce planowania, organizacji czasu i znalazłam swój słaby punkt. Były nim właśnie priorytety.
Teraz moja organizacja pracy wygląda tak:
- Lista zadań to podstawa. Codziennie robię listę zadań na kolejny dzień.
- Rano siadam do gotowej listy i określam 3 najważniejsze w danym dniu zadania (nadając im wagę 1, 2 i 3)
- Wykonuję tyle, ile się uda. Jeśli mam czas jeszcze na coś więcej – super, robię dalej. Jeżeli nie – przynajmniej to, co ważne jest zrobione.
Taka praktyka sprawdza się szczególnie dobrze, gdy moje małe dzieci są chore w domu, a ja pracuję w bardzo ograniczonym trybie. Wtedy wyznaczam priorytety i małymi krokami staram się posuwać pracę do przodu 🙂
Niby proste i logiczne, ale trzeba czasu i praktyki, aby wdrożyć taką organizację pracy. Dlatego nie zrażaj się i działaj.
Ps. Jeszcze w kwestii matrycy Eisenhowera, taki bonus zaczerpnięty od Oli Budzyńskiej (Pani Swojego Czasu): gdy pracujesz zgodnie ze schematem matrycy Eisenhowera, robisz najpierw zdania „ważne i pilne”, następnie „ważne i niepilne”, potem „nieważne i pilne”… a tych „nieważnych i niepilnych” możesz w ogóle nie ruszać, bo szkoda na nie Twojego czasu i uwagi (a jak je wykreślisz z listy zadań, odetchniesz z ulgą). 🙃